Jedno od najčešćih praktičnih pitanja koja dobijam odnosi se na Microsoft Outlook i bazu privatne pošte: kako je pronaći, backup-ovati, arhivirati manje potrebne poruke... O svemu tome je već bilo reči na ovoj strani, ali da rezimiram.
Microsoft Outlook 2000 čuva sve podatke (dakle poslate i primljene poruke, informacije o sastancima, kalendar itd) u fajlu koji se zove OUTLOOK.PST. Fajl je obično skriven negde duboko u stablu sistemskih direktorijuma, pa ćete ga najlakše naći sa Start / Find / Files or Folders. Ukoliko na sistemskom disku nađete više takvih fajlova, razlog je u tome što računar ima više korisnika, pa se kod logovanja pronalazi odgovarajući OUTLOOK.PST, najčešće u Profiles podstablu.
Ako vam je privatna pošta važna (a kome nije?) treba redovno da pravite kopiju "svog" (ili jedinog) fajla OUTLOOK.PST - tako se štitite ne samo od softverskih oštećenja te arhive, nego i od eventualnog kvara diska. Pošto verovatno ne radite backup kompletnog diska, dobro je da OUTLOOK.PST prenesete u zonu koju redovno kopirate na Zip diskete ili neki drugi medijum. Možete ga, recimo, staviti negde ispod My Documents foldera, ili na odvojenu particiju ako sve što radite držite na D: disku. U svakom slučaju, dovoljno je da OUTLOOK.PST prenesete na željenu lokaciju - pri prvom startovanju Outlook-a biće vam zatraženo da "pokažete" taj fajl i ubuduće će on biti korišćen. Redovno ga kopirajte na diskete i bezbedni ste.
Nevolja nastaje kada OUTLOOK.PST preraste čak i kapacitete Zip disketa - lako ćete ga arhivirati i podeliti na segmente, ali redovno kopiranje fajla od nekoliko stotina megabajta nije baš prijatna praksa. Zato je dobro da stare i manje potrebne poruke (naročito one uz koje su priključene velike datoteke), kao i diskusije iz opsežnih mailing lista, izdvojite iz OUTLOOK.PST fajla. Da biste, recimo, izvezli kompletan sadržaj foldera Posao, otvorite taj folder i izaberite opciju File / Import and Export / Export to a file / Personal Folder File. Zadajte ime tog fajla, odgovorite na kontrolna pitanja i sačekajte da se operacija završi. Potom PST fajl možete preneti na disketu i obrisati njegov sadržaj u Outlook-u.
Primetićete da se OUTLOOK.PST nakon ove "amputacije" nije smanjio - da biste zaista oslobodili prostor, treba da ispraznite Deleted Items folder (kliknite na njega desnim tasterom i izaberite Empty "Deleted Items" Folder) a onda da komprimujete fajl. Da biste to uradili, kliknite desnim tasterom na Outlook Today - [Personal Folders] i izaberite opciju Properties / Advanced / Compact Now (primetite da na istom mestu možete svoje podatke zaštititi lozinkom). Operacija će potrajati neko vreme i primetićete da je OUTLOOK.PST bitno kraći.
Ako vam ponovo zatrebaju arhivirane poruke, dovoljno je da izaberete File / Open / Personal Folders File i pokažete na snimljeni POSAO.PST; on će se pojaviti u dnu stabla. Ako vam poruke iz tog foldera trebaju permanentno, možete ga uvesti u osnovni Personal Folder File izborom opcije File / Import and Export / Import from another program or file / Personal Folder File (.pst).